Das nächste Sommerfest zu planen ist immer gleichermaßen schön wie herausfordernd. Schließlich wird der Sommer stets sehnsüchtig erwartet und die Vorfreude auf das erste Sommerfest des Jahres wächst mit jedem Tag. Die Vögel erfüllen mit ihren Liedern die Luft, es riecht nach frisch gemähtem Gras und in so manchem Garten wird gegrillt, denn es ist auch abends noch angenehm warm. Kurz: Der Sommer ist wieder bei uns angekommen und damit die Jahreszeit, in der Sie Feste auch sehr schön draußen feiern können. Damit Ihre Sommerparty ein voller Erfolg wird, haben wir für Sie einige Tipps, wie Sie Ihr Sommerfest am besten planen können.
Inhaltsverzeichnis:
1. Perfekte Locations, um ein Sommerfest zu organisieren
2. Ein privates Sommerfest planen
3. Ein Sommerfest organisieren als Firmenfest
4. Termine, Einladungen, Besichtigungen – Wichtige Planungen für Ihr Sommerfest
5. Der richtige Rahmen für Ihr Sommerfest
6. Non-Food Catering für Ihre Sommerparty
7. „Summertime, and the livin is easy“ – Die perfekte musikalische Untermalung für Ihr Sommerfest
8. So schmeckt das Sommerfest Ihren Gästen
9. Ein Sommerfest planen – Die Checkliste zum Schluss
10. 7 Alles klar!-Tipps fürs Sommerfest zum Schluss
Perfekte Locations, um ein Sommerfest zu organisieren
Sommerfeste gibt es in verschiedensten Formen: klein und gemütlich, luxuriös und exklusiv oder ausgefallen und in großer Runde. Wie im Sommer Ihre Party ausfallen soll, bestimmt – natürlich neben dem Budget – auch den Ort, wo sie stattfinden wird.
Ein privates Sommerfest planen
Planen Sie im Sommer ein privates Sommerfest, ist der eigene Garten – soweit vorhanden – natürlich eine naheliegende Lösung für die Locationfrage. Er kostet keine Miete, ist garantiert verfügbar und Sie können im Haus alle Vorbereitungen direkt vor Ort machen. Haben Sie keinen (geeigneten) Garten, können Sie auf ähnliche Locations ausweichen, die öffentlich zugänglich sind. In manchen Parks gibt es Ecken, in denen Sie beispielsweise grillen und ein kleines – privates! – Sommerfest veranstalten dürfen. Oder Sie verlegen das Sommerfest gleich an einen ausgewiesenen Grillplatz. Diese kosten zwar unter Umständen Miete, bieten aber dafür auch mehr als nur die „leere“ Location. Im Gegensatz zu öffentlichen Bereichen mit gratis Nutzung können Sie bei einem gemieteten Grillplatz sicher sein, dass der Platz im Sommer am gewünschten Tag für Ihre Veranstaltung frei ist. Ein weiterer Vorteil hier: Oft ist schon eine grundlegende Infrastruktur vorhanden, das bedeutet neben dem Grill gibt es oft Hütten mit Tischen und Sitzplätzen. Das erspart Ihnen die Organisation eines Pavillons oder von entsprechendem Mobiliar und sie sind bestens für eventuelle Wetterkapriolen vorbereitet.
Ebenfalls gern für ein privates Sommerfest genutzt werden Vereinsheime. Hier haben Sie oft sogar eine Küche und können die Sommerparty drin oder draußen feiern. Für Vereinsmitglieder ist die Nutzung der Räume recht günstig, manchmal sogar kostenlos. Nachfragen lohnt sich also auf jeden Fall.
Ein Sommerfest organisieren als Firmenfest
Für das Sommerfest einer Firma fällt der Rahmen in der Regel etwas größer aus als bei privaten Sommerparties. Natürlich können Sie diesen Rahmen ganz klassisch in die Tagungsräume eines Hotels oder Tagungszentrums verlegen. Hier können Sie schon lange im Voraus buchen und das Firmen-Sommerfest sorgfältig planen. Einen besonderen Charme hat diese Location zwar nicht, dafür passt sie in der Regel auch in kleine Budgets und Sie müssen sich um das Wetter keine Sorgen machen. Achten Sie jedoch im Rahmen eines Sommerfestes darauf, dass Sie und Ihre Gäste auch die Möglichkeit haben nach draußen zu gehen oder einen Teil der Veranstaltung draußen abzuhalten. Sonst verpassen Sie beim eigentlichen Firmen-Sommerfest das – hoffentlich – schöne Sommerwetter.
Oft ist das Sommerfest aber auch ein Event für das Unternehmensimage. Werden neben den Mitarbeitern auch Lieferanten, Kunden und andere Geschäftspartner eingeladen, darf die Location passend zum gewünschten Unternehmensbild auch einmal etwas kreativer und extravaganter ausfallen. Schließlich soll Ihr geplantes Sommerfest ja positiv in Erinnerung bleiben. Wie wäre es zum Beispiel mit den folgenden Veranstaltungsorten:
ein restauriertes Industriegebäude mit rustikalem Charme
ein Beachclub für dynamische Teams und Marken
ein Golfplatz mit einem Hauch des Noblen
ein Themenfest auf einem historischen Schloss oder einer Burg
eine frische Brise für die Gäste auf einer Schifffahrt
Unser Tipp: Buchen Sie vor allem ausgefallene Veranstaltungsorte möglichst frühzeitig, da diese sonst womöglich nicht mehr verfügbar sind.
Termine, Einladungen, Besichtigungen – Wichtige Planungen für Ihr Sommerfest
Sie haben die Idee für Ihr Sommerfest gefunden und die passende Location dazu entdeckt. Wenn Sie letztere noch nicht kennen, sollten Sie sie auf alle Fälle vor der Buchung besichtigen. Das erspart später Ärger und Enttäuschungen, wenn die Gäste vor der Tür stehen. Außerdem haben Sie bei einer frühen Besichtigung noch genug Zeit, nach Alternativen zu suchen, wenn Ihnen der Ort doch nicht zusagt oder kleine Anpassungen zu veranlassen, soweit dies möglich ist.
Haben Sie sich für eine Location entschieden, müssen Sie den Termin für Ihre Sommerparty festlegen. Der sollte natürlich so liegen, dass Ihre Gäste auch teilnehmen können. Private Veranstaltungen sind daher an (langen) Wochenenden oder Feiertagen am besten aufgehoben. Wenn Sie für Ihr Unternehmen ein Sommerfest veranstalten, sind vor allem Donnerstage und Freitage eine gute Option. So können Ihre Gäste das Sommerfest als Businessveranstaltung besuchen und am nächsten Tag entspannt ausschlafen. Steht der Termin, können Sie die Gästeliste zusammenstellen. Die Einladungen können Sie ganz traditionell als Karte oder Brief per Post verschicken. Heute ist es allerdings auch kein schlechter Stil, E-Mails zu nutzen. Feiern Sie im Sommer die Party im kleineren Kreis oder privat, leisten auch WhatsApp-Gruppen oder die Veranstaltungsfunktion von Facebook gute Dienste zur Planung des Sommerfests.
Nun wissen Sie, wo Sie feiern werden, wann und mit wem. Zeit also, den Rahmen zu gestalten. Wenn Sie für Ihr Sommerfest nicht alles selbst organisieren, ist in der Planungsphase vor allem die Auswahl Ihrer Dienstleister für Food- und Non-Food-Catering wichtig. Holen Sie auch hier möglichst frühzeitig Angebote ein. So können Sie in Ruhe Preise und Sortiment vergleichen.
Der richtige Rahmen für Ihr Sommerfest
Je nachdem, ob Sie ein großes Sommerfest planen oder ob Ihre Sommerparty einen eher kleinen Rahmen haben soll, kann der Aufwand für die Gestaltung recht unterschiedlich ausfallen. Feiern Sie im Garten mit Freunden im kleinen Rahmen, brauchen Sie vielleicht einen Pavillon, einige Bierzeltgarnituren, Gedecke für alle Gäste und vielleicht noch eine passende Anlage für die musikalische Untermalung. Je größer – und offizieller – der Rahmen aber wird, umso mehr benötigen Sie, wenn Sie, um Ihr Sommerfest perfekt zu organisieren.
Non-Food Catering für Ihre Sommerparty
Sicher werden Sie nicht alles aus unseren Vorschlägen brauchen, aber sie geben Ihnen sicher einen guten Überblick über die Gestaltungsmöglichkeiten für ein gelungenes Sommerfest. Los geht es mit dem großen Rahmen. Feiern Sie draußen, sollten Sie für jedes Wetter gewappnet sein. Ein Pavillon oder Zelt rettet Ihre Party, wenn Petrus es wider Erwarten doch nicht ganz so gut mit Ihrer Feier meint. Wenn Sie Ihr Sommerfest sehr weit im Voraus planen, kann es eben sein, dass Sie eine Schlechtwetterphase treffen. Aber auch als Sonnenschutz eignen sich Pavillons gut – allerdings nur, wenn sie ausreichend belüftet sind. Andernfalls leisten Sonnenschirme in diesem Fall bessere Dienste.
Natürlich muss für eine gelungene Sommerparty auch das passende Mobiliar her. Mitunter tut es die zünftige Bierzeltgarnitur. Soll es allerdings etwas edler zugehen, leisten wasserfeste Outdoormöbel hier gute Dienste. Diese eleganten Möbel gibt es in verschiedenen Farben und Designs vom Hocker über Sessel und Tische bis hin zu ganzen Sofas. Steht Ihre Sommerparty allerdings unter einem bestimmten Thema, können Sie das Mobiliar auch problemlos daran anpassen. Bei Themen wie Sonne, Strand und Urlaub passen zum Beispiel Strandkörbe als Gestaltungselement mit Gemütlichkeitsfaktor perfekt ins Bild Ihrer Sommerparty.
Natürlich müssen Sie sich auch überlegen, was auf den Tisch kommt. Und damit meinen wir (noch) nicht das Essen. Gedecke für alle Gäste, also Geschirr, Gläser, Besteck und alles was Sie zum stilechten Servieren auf Ihrer Sommerparty benötigen. Auch im kleinen privaten Kreis ist es schöner, wenn dabei alles in ausreichender Anzahl vorhanden ist, zusammenpasst und natürlich auch zum Stil Ihrer Sommerparty passt. Bei der Tischdeko können Sie den gewünschten Stil noch zusätzlich wunderbar unterstreichen mit (farblich) passenden Servietten, Vasen, Kerzen, Körben und anderen Dekorationselementen. Sehr praktisch am Abend: Planen Sie einige Mückenkerzen ein. Sie halten mit angenehmem Duft die Plagegeistern fern, die andernfalls den Spaß beim Fest gründlich verderben können. Gleichzeitig dienen Sie als stimmungsvolle Lichtquellen nach Sonnenuntergang.
Ob Sie auch für Ihr Essen noch Zubehör auf den Tischen brauchen, hängt sehr von Ihrer Location ab.
Mitunter könnten Sie aber auch diese Ausrüstung brauchen:
- Warmhalteelemente für Speisen mit oder ohne Strombetrieb
- Kühlgelegenheiten für Speisen und Getränke
- Leuchten für den Abend (z.B. Solarleuchten oder Kerzen)
- Feuerkorb für ein gemütliches Feuer
- Grill für zünftige Speisen
“Summertime, and the livin‘ is easy“ – Die perfekte musikalische Untermalung für Ihr Sommerfest
Location, Termin, Mobiliar und alles für den Tisch. Haben Sie jetzt alles? Noch nicht ganz. Jetzt fehlt noch die musikalische Untermalung für das Sommerfest. Organisieren Sie eine Live-Band, so sollten Sie länger im Voraus planen – und sich Gedanken machen, was werden soll, wenn es nicht klappt. Vielleicht ist der Sänger heiser, die Band steht im Stau oder eine andere kleine Katastrophe des Alltags erwischt Sie eiskalt. Damit Sie dann nicht ganz im sprichwörtlichen Regen stehen, sollten Sie sich auf jeden Fall einen Plan B zurechtlegen. Plan A reicht, wenn Sie für Ihr Sommerfest Musik aus der Konserve organisieren. Dann brauchen Sie nur eine gute Musikanlage und es kann praktisch nichts mehr schief gehen. Vergessen Sie aber nicht, für diese Anlage eine entsprechende Stromquelle zu organisieren. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Sie Ihr Sommerfest draußen feiern.
Und woher bekommen Sie all diese Sachen? Natürlich können Sie alles, was Sie für ein perfektes Sommerfest benötigen selbst kaufen oder bei Freunden und Bekannten ausleihen. Einfacher und komfortabler ist es jedoch, wenn Sie Ihre Tafelgestaltung, Möbel, Pavillon, Musikanlage und ähnliches mieten. So können Sie schon im Voraus das Wichtigste organisieren und haben garantiert alles parat und einsatzbereit, wenn Sie Ihr Sommerfest veranstalten. Achten Sie aber immer darauf, dass Sie Ihre Ausstattung rechtzeitig vorher reservieren, denn im Sommer gibt es viele Events. Kommen Sie zu spät, sind die schönsten Stücke sonst weg und Sie müssen sich mit einer, vielleicht nicht ganz so passenden, Alternative begnügen. Zur Orientierung: Mindestens vier Wochen vor dem Sommerfest sollten Sie alles ausgewählt und vorbestellt haben.
Vorteil eines Mietservice wie Alles klar!: Sie haben eine große Auswahl verschiedener Gestaltungsmöglichkeiten. Diese werden direkt zur Location geliefert und nach dem Sommerfest dort auch wieder abgeholt. Sie müssen sich also am Tag des Sommerfests nur um den Auf- und Abbau kümmern und haben sonst jede Menge Zeit für Ihre Gäste. Auch um Reinigung oder Abwasch müssen Sie sich keinen Kopf machen, wenn Sie ganz bequem den Verleih-Service von Alles klar! nutzen.
So schmeckt das Sommerfest Ihren Gästen
Der Sommer verwöhnt Ihr Fest hoffentlich mit viel Sonne und einem wolkenlosen Himmel. Warme Temperaturen bedeuten jedoch auch, dass Sie diese bei der Wahl des Essens berücksichtigen müssen. Leichte Küche ist also angesagt. Die Speisen können Sie entweder selbst zusammenstellen oder bei einem Catering-Service in Auftrag geben.
Wenn Sie selbst für das Buffet sorgen wollen, bieten sich leichte Häppchen, Salate und eine gute Auswahl vom Grill an. Und auf dem müssen nicht nur fette Steaks landen. Wie wäre es fürs Sommerfest zur Abwechslung mal mit Fisch, mariniertem Gemüse, Grillkäse oder gefüllten Pilzen? Beauftragen Sie einen Caterer, haben Sie oft eine deutlich größere Auswahl bei gleichzeitig geringerem Aufwand. Ein weiterer Pluspunkt: Sie müssen nichts vorbereiten. Ordern Sie allerdings Sushi oder ähnliche empfindliche Lebensmittel, sollten Sie unbedingt an eine Kühlmöglichkeit dafür denken.
Ideen für ein leichtes Sommerbuffet wären außerdem:
- Fruchtsalate
- Fruchtige und exotische Smoothies
- Leichte Blattsalate
- Gemüsesticks mit leichten, raffinierten Dips
- Frühlingsrollen, Sommerrollen & asiatisches Fingerfood
- Couscoussalat
- Gefülltes Gemüse (Paprika, Zucchini, Pilze)
- Leichte Sommersuppen
- Gedünsteter Fisch
Denken Sie bei der Auswahl auch an die Gäste, die vielleicht vegetarisch oder vegan leben. Gerade mit der leichten Sommerküche lassen sich auch diese Geschmäcker hervorragend bedienen. Ist für das Essen gesorgt, haben Sie auch den letzten wichtigen Punkt für Ihre Sommerparty abgehakt und können sich voll und ganz auf den „großen Tag“ freuen.
Ein Sommerfest planen – Die Checkliste zum Schluss
Für ein Sommerfest gibt es unzählige Möglichkeiten der Gestaltung. Damit Sie nichts vergessen, haben wir hier für Sie eine kleine Checkliste:
Brainstorming für ein Thema oder Motto für Ihr Sommerfest
Budget festlegen und einkalkulieren
Locations sichten und bei zahlungspflichtigen Orten Angebote einholen
möglichen Veranstaltungsort besichtigen und verbindlich anmieten
Gästeliste zusammenstellen und Einladungen versenden
Pavillon, Mobiliar, Gedecke und Deko besorgen oder zum Anmieten reservieren
Menüplanung machen oder Catering Services sichten, Angebote einholen und Menü vorbestellen
Musikband aussuchen oder Musikanlage besorgen
ein traumhaftes Sommerfest erleben
7 Alles klar!-Tipps fürs Sommerfest zum Schluss
1. Planen Sie nicht zu knapp. Murphy‘s Law besagt, dass irgendetwas immer schief geht. Wenn Sie einen Zeitpuffer einplanen, sind Sie auch bei unvorhergesehenen Pannen noch flexibel.
2. Alkohol und Hitze vertragen sich nur bedingt. Bieten Sie Ihren Gästen daher neben Bier, Wein und Hochprozentigem auch alkoholfreie Alternativen an. Eine frische Sommerbowle kommt zum Beispiel immer gut an. Außerdem sollten Sie genügend Wasser bereitstellen.
3. Wenn Sie das Menü selbst vorbereiten, beginnen Sie am besten schon am Tag vor dem Sommerfest. So haben Sie am Tag der Party nicht noch alle Hände voll zu tun, sondern können das Eine oder Andere entspannt aus dem Kühlschrank hervorzaubern.
4. Dresscodes sind zwar beliebt, auf einer (legeren) Sommerparty aber eher fehl am Platz – es sei denn, Sie haben die Feier unter ein Motto gestellt. Geben Sie Ihren Gästen dann rechtzeitig Bescheid, damit diese sich darauf einrichten können.
5. Der (Musik)Mix macht’s. Wo gefeiert wird, da treffen meist auch verschiedene Geschmäcker aufeinander. Das gilt auch – und besonders – für die Musik. Bedenken Sie das bei der Auswahl und versuchen Sie die Musik so zusammenzustellen, dass für alle etwas dabei ist.
6. Testen Sie Trends und geben Sie Ihrem Sommerfest damit eine besondere Note. Einer der Sommertrends 2017 ist der Food Truck. Er bringt Ihnen ein komplettes Buffet auf Rädern vorbei und wir damit zum echten Hingucker.
7. Sie können bei Ihrem Sommerfest einfach gemütlich zusammensitzen – oder aber aktiv werden. Spiele, kleine Wettkämpfe und ähnliches lockern Atmosphäre und Gäste auf. Aber Achtung: Solche Events sollten Sie vorher ankündigen, da sie nicht nach jedermanns Geschmack sind.
