Das Catering auf Konferenzen ist neben einer perfekten Organisation sowie interessanten Inhalten der wichtigste Punkt für den lückenlosen Ablauf einer Konferenz. Denn das leibliche Wohl während einer Veranstaltung bleibt Ihren Besuchern immer in Erinnerung. Während so manche Inhalte mit der Zeit schon einmal verblassen können, vergisst niemand die außergewöhnliche Verkostung während des Events. Gerade wenn Ihr Kongress etwas länger dauert, ist ein gutes Catering das A und O, um Ihre Zuhörer bei Laune zu halten. Doch was muss eigentlich alles bei der Planung des Caterings beachtet werden? Mit unserer Alles klar! Checkliste erklären wir Ihnen Schritt für Schritt den erfolgreichen Ablauf Ihres Kongress-Caterings.
Inhaltsverzeichnis
- Das Budget und die Teilnehmerzahl für Ihren Kongress
- Der Kostenvergleich für Ihr Kongress-Catering
- Die Location der Konferenz
- Speisen und Getränke fürs Kongress-Catering
- Das Menü
- Das Buffet
- Das Flying-Buffet
- Das Dessert
- Ausstattung & Service das Caterings für Konferenzen
Als erstes sollten Sie sich das Ziel Ihres Events überlegen. Wo wollen Sie hin, was wollen Sie erreichen und hat Ihre Veranstaltung ein Motto? Denn das Ziel Ihres Events fließt in die Entscheidung für den perfekten Ort, das Catering sowie dem gesamtem Programm mit ein. So ergibt Ihr Kongress am Ende ein schön abgerundetes Gesamtbild, das Ihren Besuchern garantiert in Erinnerung bleiben wird.
Der erste Schritt ist getan? Super, dann lesen Sie weiter und erfahren Sie alles über die wichtigsten Tipps und Tricks für das perfekte Kongress-Catering.
Das Budget und die Teilnehmerzahl für Ihren Kongress
Wie hoch ist Ihr Budget für den Kongress und wie viele Gäste erwarten Sie auf Ihrem Event? Das ist schon einmal die erste wichtige Frage, die es zu klären gilt. Teilen Sie gleich zu Beginn der Verhandlungen dem Catering-Service die zu erwartende Anzahl der Teilnehmer mit – so kann das Angebot bereits berechnet und anschließend verhandelt werden. Zudem ist es wichtig abzuklären, ob eine spätere Aufstockung der Gäste möglich ist, sollten mehr Besucher Ihren Kongress besuchen wollen. Nichts ist ärgerlicher, als interessierte und potentielle Kunden vor der Türe abweisen zu müssen, nur weil nicht genügend Platz zur Verfügung steht.
Wichtig: Vergleichen Sie! Entscheiden Sie sich nicht gleich für den ersten Caterer, sondern lassen Sie sich von unterschiedlichen Caterern verschiedene Angebote präsentieren. Unter einer größeren Auswahl können Sie sich für Ihren persönlich geeigneten Caterer entscheiden und besonders auf Professionalität achten. Ein sympathischer und zugleich perfekt organisierter Event-Caterer ist die geeignete Wahl für einen reibungslos ablaufenden Kongress.
Zudem können Sie in Ihrem Freundes- und Bekanntenkreis nachfragen, ob vielleicht jemand einen Geheimtipp für einen guten Caterer hat. Ebenso bleibt einem das Catering auf Hochzeiten oder anderen großen Feiern meist im Gedächtnis. Erkundigen Sie sich doch einmal auf professionellen Online-Portalen nach Kundenmeinungen sowie Rezensionen von verschiedenen Event-Caterern. Zudem sagt die Homepage bereits viel über die Professionalität und seriöse Arbeit eines Caterers aus.
Der Kostenvergleich für Ihr Kongress-Catering
Verschaffen Sie sich Klarheit. Bevor die Wahl auf einen Caterer fällt, überlegen Sie sich vorab genau: Was möchte ich eigentlich? Was ist das Kontingent an Gästen die eingeladen werden, wie wollen Sie das Menü bzw. Buffet gestalten und sollen auch alkoholische Getränke angeboten werden? Wie Sie sehen, gibt es viel zu beachten – nehmen Sie sich hierfür genügend Zeit, bevor Sie sich mit dem Caterer treffen. Denn dann können Sie ganz klar kommunizieren was Ihnen wichtig ist und wie es um Location, Technik, Personal und – ganz wichtig – die Musik steht.
Falls Sie sich nicht mit der Organisation von Kleinigkeiten aufhalten wollen, bietet Ihnen der Service von Alles klar! ein komplettes Angebot von Tischwäsche über Porzellan bis hin zur geschmackvollen und stilgerechten Bestuhlung. Eine farbenfrohe Tafel mit Stuhlhussen in allen Regenbogenfarben ist immer ein positiver Hingucker und lässt sich mit einer stilvollen Tischdeko harmonisch abrunden. Lieferung und nach Absprache auch Auf- und Abbau übernimmt Alles klar! ebenso sehr gerne für Sie.
Alles klar! Tipp: Legen Sie gleich zu Beginn eine Grenze für Ihr Kongress-Budget fest. Und fassen Sie alle Punkte, die Sie von Ihrem Caterer erwarten in einem Angebot zusammen – so können Sie die Angebote von verschiedenen Caterern vergleichen und sich für das beste entscheiden. Vergleichen Sie! Und sprechen Sie Ungenauigkeiten oder finanzielle Punkte sofort an. So ersparen Sie sich unerwünschte Überraschungen und eventuelle hohe Kosten im Nachhinein.
Die Location der Konferenz
Verfügen Sie nicht über einen eigenen Veranstaltungsort für die Konferenz, so spielen vorhandene Locations eine große Rolle bei der Wahl Ihres Caterers. Der Vorteil: Manche Caterer können sogar eigene Locations für Veranstaltungen zur Verfügung zu stellen. Im günstigsten Fall können Sie also zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. So haben Sie deutlich weniger Stress bei der Planung und können die Gestaltung der Location dem professionellen Caterer überlassen. Haben Sie dann auch noch die Auswahl zwischen mehreren tollen Locations und können frei wählen, so kann eigentlich nichts mehr schief gehen. Lassen Sie sich auf der Internetseite Ihres Caterers inspirieren und entscheiden Sie sich für die Location, die am besten zu Ihrem Anlass passt.
Speisen und Getränke fürs Kongress-Catering
Gehen Sie kein Risiko bei der Wahl Ihres Menüs ein und vereinbaren Sie auf jeden Fall ein Probeessen mit Ihrem Caterer! So bleibt Ihnen eine mögliche negative Bewertung nach dem Kongress erspart und Sie können sich ein genaues Bild über die Qualität des Essens und der Arbeit Ihres Caterers machen. Hier stellen wir Ihnen drei der beliebtesten und häufigsten Möglichkeiten für Ihr Business-Catering und weitere Punkte, auf die sie achten sollten, vor:
Das Menü
Eine Variante, Ihre Gäste zu verköstigen, ist ein gesetztes Menu, bei dem mehrere Gäste zugleich bedient werden und in der Regel an Bankett-Tischen Platz nehmen. Hierbei können die den Ablauf besonders gut lenken und alles einfach organisieren. Wichtig ist, dass das Service-Personal Ihrer Catering-Firma vorab gebrieft wird, an welchen Plätzen besondere Speisen (vegan, vegetarisch, für Allergiker geeignet) serviert werden. Platzkarten helfen um eine genaue Übersicht über die Sitzordnung zu behalten.
Das Buffet
Das Buffet hat mehrere Vorteile: Es spricht für Dynamik und trifft mit den verschiedenen Auswahlmöglichkeiten der Speisen meist jeden Geschmack. Es ist von Vorteil, wenn Sie verschiedene Buffet-Stationen aufbauen, da Ihre Gäste so nicht anstehen müssen und sich keine störenden Schlangen bilden.
Das Flying-Buffet
Sie wollen Ihre Gäste mit etwas außergewöhnlichem verzaubern, das garantiert in Erinnerung bleibt? Dann entscheiden Sie sich für das Flying-Buffet. Dieses wird in kleinen, mundgerechten Häppchen serviert und überzeugt mit seinen unterschiedlichen Variationen und seiner Einzigartigkeit. Gerade für einen modernen Kongress eignet sich dieses „Fingerfood“ besonders. Ein Flying-Buffet lässt sich auch anbieten, wenn kein Bankettsaal oder ausreichend Sitzplätze an großen Tafeln zur Verfügung stehen. Dadurch, dass das Buffet meist auf Stehtischen serviert wird, entsteht eine angenehme Dynamik und Ihre Gäste können sich locker und entspannt unterhalten, neue Kontakte knüpfen und sich austauschen.
Das Dessert
Setzen Sie sich von der Masse ab und verwöhnen Sie Ihre Gäste. Oftmals werden auf Kongressen belegte Brote oder trockene Semmeln angeboten – Sie haben die Möglichkeit durch ein außergewöhnliches Buffet zu glänzen und Ihren Zuhörern so zusätzlich in Erinnerung zu bleiben. Auch ein leckeres Dessert sollten Sie am Ende der Veranstaltung nicht unterschätzen, egal ob Cupcakes oder Mousse au Chocolat. Unterschätzen Sie nie den nachhaltigen Eindruck von gutem Essen.
Alles klar! Tipp: Kommunizieren Sie den Umfang des Getränkeangebots vorher genau und geben Sie die Information über das Angebot auch an Ihre Gäste weiter. Dies können Sie entweder bereits in die Einladung drucken oder Sie lassen eine Getränkekarte designen. Achten Sie bei der Wahl Ihres Caterers ebenso auf individuelle Wünsche, die ein professioneller Caterer erfüllen sollte. Egal ob vegane Speisen oder Bio-Produkte: Der Caterer sollte in der Lage sein, auf Ihre speziellen Wünsche einzugehen und diese im besten Falle zu erfüllen. Ebenso sollten Sie ein besonderes Auge auf das Service-Personal haben – fragen Sie Ihren Caterer ob dieses ausgebildet ist und machen Sie sich vorab ein Bild. Neben schlechtem Essen merken sich die Kongress-Besucher ebenso unfreundliches Personal.
Ausstattung & Service des Caterings für Konferenzen
Fullservice-Caterer kümmern sich neben leckerem Essen und Getränken ebenso um alles andere, was bei der Planung einer Konferenz anfällt. Egal ob die Beratung bei der Suche nach einer passenden Location oder eine Auswahl an stilvollem Mobiliar wie Tische und Bestuhlung, der Caterer unterstützt Sie wo es geht. Der korrekte Aufbau Ihrer Konferenz, die Dekoration sowie kleine Extras wie zum Beispiel Hintergrundmusik können von Ihrem Caterer übernommen werden.
Zusätzlich sollten Sie bedenken, was sonst noch zum reibungslosen Ablauf Ihres Events gehört. Manche Aufgaben werden Sie selber übernehmen müssen, wie zum Beispiel die Organisation einer Garderobe für Ihre Zuhörer, die Beschallung der Location und das Drucken der Einladungen. Bei der Auswahl des DJs sowie der Lieferung des technischen Equipments mit Mikrofonen, Lautsprechern, Beamer und Leinwand können Sie auf Hilfe von Ihrem Anbieter zählen. Die Bühnentechnik sowie den Auf- und Abbau können Sie ebenso in die professionellen Hände Ihres Anbieters legen.
Fazit: Bei einem gelungenen Kongress-Catering kommt es nicht auf die Größe an. Geben Sie die Organisation und Durchführung Ihres Events an einen professionellen Caterer ab und ersparen Sie sich so Stress und unnötigen Zeitverlust. Die Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf Ihres Kongresses wird für Sie übernommen und zusammen mit der Checkliste gelingt Ihnen bestimmt die perfekte Wahl für Ihren Caterer. Achten Sie dabei auch auf kleinere Event-Caterer – in den meisten Fällen haben sie noch viel Liebe zu Detail und zeigen Engagement und Einsatz bei der Planung und Durchführung Ihres Events. Mit dem perfekten Catering steht Ihrem erfolgreichen Kongress nichts mehr im Weg.
